Archiver son fonds documentaire est aujourd’hui une activité incontournable dans l’univers professionnel, ne serait-ce qu’au niveau réglementaire. Se pose alors la question de faire appel à un prestataire pour prendre en charge l’ensemble de cette activité. Ces quelques lignes vous permettront de vous faire une idée des avantages de l’externalisation de la composante archivage.

Archiver ses documents en interne

Il est logiquement tentant de prendre en charge les archives au sein même de l’entreprise en formant un ou plusieurs employés à cette pratique. Ce qui ne devait être qu’une tâche ponctuelle devient rapidement une activité majeure dans l’emploi du temps d’un personnel de moins en moins affecté à sa tâche principale. Le choix de l’internalisation doit également être associé à la création d’une politique d’archivage, d’une logistique dédiée voire d’une application de gestion pour faciliter les mouvements d’archives.

Le local qui accueille les archives d’entreprise doit lui aussi faire l’objet de la plus grande attention. Il doit bien entendu être sécurisé mais pas seulement : il doit aussi répondre aux normes de sécurité incendie et inondation pour assurer la pérennité des documents stockés.

Confier la gestion des archives à un prestataire externe permet aux ressources humaines de se recentrer sur leur cœur de métier et de bénéficier d’un local répondant à toutes les normes de conservation en vigueur.

Enfin et c’est une raison majeure dans les grandes métropoles, le prix de la surface immobilisée ! Aujourd’hui, la moyenne du m² en location à Paris se situe entre 25 et 40 €/m².

Arcalys prend en charge l’archivage de votre fonds documentaire

Confier la gestion de vos archives à Arcalys, c’est la certitude de profiter de ce qui se fait de mieux en matière de sécurisation des documents. Non seulement les archives sont stockées dans des infrastructures adaptées et certifiées, mais elles sont de plus traçables lors des étapes de logistique, de manutention et d’entreposage. Nous vous offrons de plus la possibilité d’appréhender plus sereinement un contrôle de l’administration ou une procédure judiciaire en garantissant un archivage conforme à la règlementation.

Ces situations peuvent également nécessiter la présentation d’un document archivé. Arcalys se charge alors de vous le faire parvenir immédiatement par voie postale ou par mail (version scannée) en cas d’extrême urgence. Notre utilisation des nouvelles technologies ne se limite pas aux versions électroniques des archives, nous mettons également à votre disposition un plan d’archive par le biais d’un portail internet sécurisé.

En ce qui concerne l’aspect financier, faire appel à un prestataire externe est très avantageux, notamment grâce aux économies réalisées sur les charges locatives (espace réduit dans les locaux) et coûts de gestion d’archivage limités.

Voir le site de l’entreprise Arcalys archivage à Paris – Île-de-France :

http://www.arcalys-archives.com/arcalys-societe-archivage-paris-ile-de-france/