La gestion de documents au sein d’une entreprise est souvent internalisée et est faîte de manière physique. Cela engendre notamment des coûts en termes de temps et d’argent. En effet le fait de rechercher un document dans les archives prend souvent du temps et parfois le document n’est pas retrouvé ce qui implique de le recréer. Avec la ged, les documents sont gérés de manière électronique.

La GED, qu’est-ce que c’est ?

La ged, gestion électronique de documents, est un procédé qui permet la gestion et l’organisation des informations et des documents de manière électronique au sein d’une entreprise. Ce terme ged, désigne aussi les logiciels qui permettent la gestion de ces contenus documentaires. Cette gestion électronique de documents prend en compte le besoin de gestion des documents selon leur cycle de vie, c’est-à-dire de la création du document à l’archivage de celui-ci en passant évidemment par la gestion des différentes versions.

Il faut savoir que la ged possède des fonctions de classement, navigation mais également d’un moteur de recherche permettant de retrouver les contenus. Aujourd’hui, la gestion électronique de documents est en pleine expansion, atteignant des milliards d’euros.

La ged se fait en 4 étapes

1. L’acquisition de documents

L’acquisition de documents peut se faire sous différentes manières.

Tout d’abord, il y a l’intégration de documents papiers déjà existants. Cela passe notamment par la numérisation de ces documents grâce à des scanners. Une fois numérisés, ils peuvent être triés via une technologie RAD permettant de distinguer un document d’un autre à partir de l’image numérique de celui-ci. Une fois cela fait, les documents papiers peuvent être détruits ou bien archivés.

Ensuite, il y a l’intégration de documents électroniques déjà existants. On parle notamment des documents sous formats pdf par exemple.

Il y a aussi la production de documents électroniques. Celle-ci peut être le résultat d’une ou plusieurs procédures gérées par des agents de l’entreprise via un logiciel informatique de groupe. Ce document peut aussi être obtenu grâce à un logiciel d’informatique décisionnelle, c’est-à-dire les outils et méthodes permettant de collecter, consolider, modéliser et restituer les données d’une entreprise.

Enfin, il y a l’échange de documents électroniques. Celui-ci s’effectue deux organismes partenaires veulent partager des documents électroniques. Cela peut s’effectuer grâce à une interconnexion des systèmes d’information via le dispositif d’EDI (Echange de données Informatisé). Il faut cependant que les deux partenaires aient un format de données normalisé.

2. Le traitement des documents

L’indexation compose la description et le contenu du document afin de faciliter son exploitation. Deux types d’indexation sont à distinguer.

Premièrement, il y a l’indexation par type. Celle-ci donne une description formelle du document en utilisant des données telles que le type, l’auteur, le titre, la source du document. Le vocabulaire de ces métadonnées est standardisé pour garantir l’utilisation de ces données par un grand nombre d’outils de recherche.

Il existe aussi l’indexation par concepts ou mots-clés. Ici, c’est le contenu du contenu du document qui est visé. Il s’agit donc de recenser les termes les plus employés.

3. Le stockage des documents

Le stockage de documents représente une phase importante de la gestion électronique de documents. Plusieurs critères sont donc à prendre en compte :

• Adapter le support de stockage avec le volume des documents. En fonction de la fréquence de consultation et de l’importance des données, le support de stockage doit proposer un faible temps d’accès.

• Hiérarchiser de support de stockage en fonction du contenu et de la provenance des documents.

• Réfléchir à durée de conservation des documents.

• Avoir des lieux de stockage différents pour plus de sécurité.

• Etablir des sauvegardes avec une périodicité en adéquation avec les impératifs de l’entreprise.

4. La diffusion des documents

Sachez que la diffusion de vos documents peut se faire soit par internet, soit par l’intranet de votre entreprise. Certains logiciels GED permettent aux clients d’avoir un léger accès aux documents via un navigateur web.

La ged est donc la solution pour vous faire gagner du temps et de l’argent dans la gestion de vos documents.