L’écologie et la mise en place de solutions innovantes sont devenus des axes prioritaires dans les entreprises. Ainsi, elles sont désormais ouvertes à toute nouvelle pratique leur permettant de protéger l’environnement, tout en gagnant en productivité. La dématérialisation des factures fait partie des projets qui s’inscrivent dans cette logique. Point sur la mise en œuvres de factures électroniques et leurs atouts.

Pourquoi les entreprises sont ouvertes à la dématérialisation des factures ?

Dans les cabinets comptables, les bureaux d’architectes ou encore chez les avocats, de nombreux documents sont traités chaque jour : devis, factures, contrats, etc. C’est également le cas pour de nombreuses entreprises du domaine tertiaires et pour les collectivités.

Ces documents doivent être conservés pendant plusieurs années, ce qui explique pourquoi les archives sont aussi encombrées. Lorsqu’il est impossible de se déplacer pour une signature, ces documents sont envoyés par voie postale, ce qui entraîne souvent des délais de livraison plus ou moins longues et parfois des retards dans l’avancement des projets. Voici donc la raison pour laquelle les entreprises préfèrent aujourd’hui produire des documents au format électronique.

La dématérialisation des factures, une solution écoresponsable

Grâce à la dématérialisation des factures, les entreprises peuvent désormais gagner de la place dans leurs archives, car tous les documents sont stockés au format électronique. Cela signifie également utiliser moins de papier, moins d’encre et moins de timbres. Les imprimantes seront utilisés uniquement lorsque cela est nécessaire. Toutes ces pratiques entraînent des économies importantes dans les entreprises, mais représentent également une solution écoresponsable. En réduisant l’utilisation de papier et d’encre pour les imprimantes, les entreprises contribuent à diminuer l’empreinte environnementale.

La facture électronique, une solution pratique et sécurisée

Grâce à la technologie de dématérialisation, les professionnels peuvent gagner du temps sur la production de devis, de factures électroniques et d’autres documents. De plus, ils réalisent des sauvegardes supplémentaires pour chaque document, afin de minimiser le risque de perte de données.

Le stockage électronique est une solution 100% sécurisée et confidentielle, car les documents sont accessibles uniquement aux utilisateurs concernés. Ainsi, pour consulter ou imprimer un document, cheque utilisateur devra utiliser son propre identifiant et mot de passe.

En d’être accessibles à tout moment, les factures électroniques présentent l’avantage de pouvoir être envoyés par email. Ce qui permet d’éviter les délais et les coûts d’envoi d’un courriel traditionnel. La dématérialisation des factures permet ainsi de fluidifier les échanges entre les entreprises et leurs partenaires.

Comment les entreprise procèdent à la dématérialisation des documents ?

Lorsqu’une structure décide de mettre en place ce processus, elle commence souvent par scanner les documents déjà stockés dans ses archives. Ensuite, pour la production des nouveaux documents, elle devra utiliser une solution fiable pour la dématérialisation des factures sortantes, telle que Syleg.

Avec les fonctionnalités de Syleg, les entreprises pourront produire tous les documents dont elles ont besoin au format électronique. En ce qui concerne les factures électroniques, ce processus permettra d’accélérer les échanges entre les différents interlocuteurs et de réduire considérablement le délai de paiement. Tout ceci pour faciliter les gestion des flux de trésorerie et faciliter le bon déroulement de chaque transaction.